Regulamin Czytelni Archiwum obowiązujący od 1 lipca 2025 r.

REGULAMIN
udostępniania materiałów archiwalnych
w czytelni Archiwum Państwowego w Zamościu

§ 1. Organizacja pracy czytelni

1. Czytelnia jest czynna:
    w poniedziałki oraz od środy do piątku w godzinach od 8.00 do 15.00 z przerwą
   w godzinach 11:00 – 11:15,
    we wtorki w godzinach od 8:00 do 18:00 z przerwami w godzinach 11:00 –
   11:15 oraz 15:30 – 15:45.
2. W czytelni udostępniane są materiały archiwalne i ich kopie, pomoce ewidencyjnoinformacyjne
   oraz zbiory biblioteczne.
3. Pracownik czytelni udziela użytkownikom wyjaśnień dotyczących zasad udostępniania
   zasobu archiwalnego oraz informacji o środkach ewidencyjnych i innych archiwalnych
   pomocach informacyjno-wyszukiwawczych.
   § 2. Zgłoszenie użytkownika
4. Osoba przystępująca do korzystania z materiałów archiwalnych w czytelni składa
   wypełniony formularz Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego (Cz), zwany dalej
   Zgłoszeniem, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.
5. Osoba korzystająca w czytelni z materiałów archiwalnych innych niż akta metrykalne
   składa dodatkowo do Zgłoszenia aneksy: Oświadczenie – ochrona dóbr osobistych
   i danych osobowych (CzO), stanowiące załącznik nr 2 do Regulaminu, Oświadczenie –
   dane wrażliwe (CzD), stanowiące załącznik nr 3 do Regulaminu oraz fakultatywnie
   Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych dla użytkownika czytelni Archiwum
   Państwowego w Zamościu na potrzeby, o których mowa w § 3 ust. 12 i § 4 ust. 5
   Regulaminu.
6. Zgłoszenie oraz aneksy obejmują dane użytkownika, informacje o zakresie poszukiwań
   archiwalnych, oświadczenie użytkownika o zapoznaniu się z niniejszym Regulaminem
   oraz datę zgłoszenia i własnoręczny podpis użytkownika.
7. W Zgłoszeniu pola białe wypełnia się obowiązkowo, pola zacienione – fakultatywnie.
   W przypadku gdy podanie informacji o temacie lub celu pracy jest wymagane przez
   prawo, użytkownik zostanie poinformowany przy składaniu Zgłoszenia.
8. Użytkownik może w każdej chwili zaktualizować dane wpisane w Zgłoszeniu.
9. Zgłoszenie uważa się za aktualne przez 12 miesięcy licząc od ostatniej zarejestrowanej
   wizyty użytkownika w czytelni Archiwum Państwowego w Zamościu. Po wygaśnięciu
   ważności należy złożyć nowe Zgłoszenie.
10. Dane osobowe podane w Zgłoszeniu są przetwarzane tylko w zakresie potrzeb
    bieżącego zarządzania udostępnianiem materiałów archiwalnych, na podstawie art. 6
    ust. 1 pkt a) i zgodnie z treścią ogólnego rozporządzenia o ochronie danych z dnia 27
    kwietnia 2016 r.
11. Zgłoszenie może być ponadto uzupełnione w przypadku prawnej ochrony określonych
    informacji o wyjaśnienia, oświadczenia albo udokumentowanie szczególnych
    uprawnień do zapoznania się z treścią żądanych przezeń materiałów archiwalnych –
    w szczególności poprzez przedłożenie upoważnienia zleceniodawcy, na którego rzecz
    użytkownik działa, albo zgody dysponenta dokumentacji zdeponowanej lub
    przekazanej do archiwum z zastrzeżeniem jej ograniczonej dostępności, określenia
    pokrewieństwa bądź powinowactwa z osobami, których dane znajdują się materiałach
    itp.).
    § 3. Zamówienia
12. Udostępnieniu podlegają materiały archiwalne zewidencjonowane – tzn. wyposażone
    w pomoce ewidencyjno-informacyjne, które umożliwiają identyfikację poszczególnych
    jednostek archiwalnych o określonej zawartości lub jednorodnych pod względem
    zawartości grup jednostek.
13. Zamówienia na materiały archiwalne można składać:
     osobiście w czytelni Archiwum,
     elektronicznie poprzez e-rewers dostępny na stronie internetowej Archiwum,
     telefonicznie,
     korespondencją elektroniczną (e-mail),
     korespondencją tradycyjną (listownie).
14. Materiały archiwalne udostępnianie są użytkownikom posiadającym aktualne
    Zgłoszenie na podstawie zamówienia zwanego dalej rewersem, którego wzór stanowi
    załącznik nr 4 do Regulaminu. Rewers powinien być podpisany przez użytkownika
    w wyznaczonym miejscu.
15. Zamówienie wypełnia się osobno dla każdej jednostki archiwalnej lub grupy jednostek
    o kolejnej sygnaturze w sposób pełny i czytelny.
16. Informacje teleadresowe niezbędne do składania zamówień umieszczone są
    w widocznym miejscu w czytelni oraz na stronie internetowej Archiwum.
17. Informacje o materiałach archiwalnych niezbędne do złożenia rewersu wyszukiwane są
    przez użytkowników zasobu samodzielnie.
18. Materiały archiwalne wymagające przygotowania do udostępnienia (paginowania,
    zabiegów konserwatorskich itp.) udostępniane są w terminie umożliwiającym
    wykonanie tych prac określonym przez obsługę czytelni.
19. Materiały archiwalne, z których sporządzono kopie użytkowe (mikrofilmy, fotografie,
    skany) udostępniane się w postaci reprodukcji.
20. W uzasadnionych przypadkach dyrektor Archiwum może wyrazić zgodę na
    udostępnienie oryginalnych materiałów archiwalnych zamiast ich kopii użytkowych.
21. Na pisemny wniosek użytkownika Archiwum może czasowo sprowadzić mikrofilmy
    materiałów archiwalnych spoza swego zasobu, przechowywane w innym archiwum
    państwowym.
22. Dostęp do materiałów archiwalnych z zasobu archiwum państwowego może zostać
    ograniczony ze względu na zły stan fizyczny tych materiałów albo prawną ochronę
    określonych informacji.
23. Dostęp do materiałów zawierających informacje chronione prawnie można uzyskać za
    zgodą dyrektora Archiwum po złożeniu przez użytkownika fakultatywnego
    Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych dla użytkownika czytelni
    Archiwum Państwowego w Zamościu, stanowiące załącznik nr 5 do Regulaminu,
    zawierającego deklarację poufności.
    § 4. Udostępnianie
24. Zamówione materiały archiwalne i mikrofilmy wydawane są uprawnionemu
    użytkownikowi z podręcznego depozytu czytelni wyłącznie przez jej pracownika.
    Cyfrowe kopie użytkowe materiałów archiwalnych udostępnianie są na wskazanych
    przez pracownika komputerach stacjonarnych.
25. Maksymalna liczba oryginalnych jednostek archiwalnych, jaka może być udostępniona
    jednej osobie w ciągu dnia wynosi 10 j.a. Ograniczenie wynika z wymogów
    zabezpieczenia zasobu i warunków organizacyjnych procesu udostępniania. W
    uzasadnionych przypadkach liczba ta może zostać zmieniona przez kierownika
    oddziału udostępniania.
26. Do bezpośredniego korzystania udostępnia się jedną jednostkę archiwalną,
    w przypadku mikrofilmów – jedną szpulę.
27. Dostęp do materiałów archiwalnych podlega ograniczeniu:
    1) w zakresie i na zasadach określonych w przepisach:
    a) o ochronie informacji niejawnych,
    b) o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych,
    2) ze względu na ochronę:
    a) danych osobowych,
    b) dóbr osobistych,
    3) ze względu na zły stan zachowania materiałów archiwalnych.
    4) ze względu na brak zgody na udostępnianie wyrażony przez darczyńcę lub
    dysponenta dokumentacji.
28. Ograniczeń określonych w ust. 3 pkt. 2) i 3) nie stosuje się, jeśli użytkownik posiada
    szczególne uprawnienia albo realizuje cele korzystające ze szczególnej ochrony
    prawnej, które to uprawnienia lub cele są nadrzędne w stosunku do tych ograniczeń.
29. Materiały archiwalne, od których wytworzenia nie minęło 100 lat, a które zawierają
    dane osobowe osób żyjących oraz pomoce ewidencyjne zawierające dane osobowe,
    od dnia 25 maja 2018 r. udostępnia się wyłącznie na podstawie upoważnienia do
    przetwarzania danych osobowych, które wydaje dyrektor Archiwum (załącznik nr 5 do
    Regulaminu).
    § 5. Korzystanie z zasobu
30. Użytkownik korzystając z materiałów archiwalnych, reprodukcji oraz pomocy
    ewidencyjnych, również w postaci elektronicznej, nie ingeruje w ich układ oraz treść
    oraz korzysta z nich w sposób niezagrażający uszkodzeniem lub zniszczeniem.
31. Korzystanie z materiałów archiwalnych, reprodukcji oraz pomocy ewidencyjnych
    w czytelni odbywa się w sposób nie zakłócający pracy innych użytkowników.
32. Zabrania się wynoszenia poza pomieszczenie czytelni materiałów archiwalnych, kopii
    materiałów archiwalnych będących własnością Archiwum i pomocy ewidencyjnych
    zasobu archiwalnego.
33. Do czytelni nie wolno wprowadzać zwierząt ani wnosić przedmiotów i substancji
    mogących spowodować uszkodzenie materiałów archiwalnych (w tym artykułów
    spożywczych, środków barwiących, łatwopalnych itp.), a także dużych bagaży i toreb.
34. W celu ochrony przed zagrożeniami biologicznymi użytkownik w czasie korzystania
    z materiałów archiwalnych zobowiązany jest korzystać z bawełnianych rękawiczek
    udostępnionych w czytelni.
35. W trakcie korzystania z materiałów archiwalnych należy zachować szczególną
    ostrożność w celu zabezpieczenia ich przed zniszczeniem lub uszkodzeniem.
    W szczególności nie wolno:
     umieszczać na aktach przedmiotów mogących je uszkodzić, w tym komputerów
    przenośnych i innych urządzeń elektronicznych,
     przy sporządzaniu notatek kłaść na aktach kartek, notesów itp., używać piór,
    długopisów, cienkopisów, korektorów, pisaków itp., a notatki należy
    sporządzać wyłącznie ołówkiem.
36. Użytkownik obowiązany jest zachować dbałość o sprzęt stanowiący wyposażenie
    czytelni, w szczególności o czytniki i komputery.
37. W przypadku zauważenia w udostępnionych materiałach archiwalnych lub środkach
    ewidencyjnych (w tym również w postaci mikrofilmów lub na nośnikach
    elektronicznych) braków, uszkodzeń, ingerencji osób trzecich, błędów w paginacji
    stron i innych podobnych nieprawidłowości, użytkownik obowiązany jest niezwłocznie
    powiadomić o tych faktach obsługę czytelni.
38. W toku korzystania z materiałów archiwalnych udostępnionych w czytelni użytkownicy
    mogą nieodpłatnie wykonywać ich fotografie cyfrowe własnym sprzętem,
    z zastrzeżeniem, że samodzielne kopiowanie:
     jest dopuszczalne w zakresie niekomercyjnego użytku osobistego,
    w szczególności dla wspierania własnej pracy badawczej i nie może być
    wykorzystywane do prezentacji lub celów wydawniczych,
     jest prowadzone w sposób nieinwazyjny dla materiałów archiwalnych,
    w szczególności bez użycia dodatkowego oświetlenia oraz bez manipulowania
    tymi materiałami innego niż w przypadku zwykłego korzystania z nich,
     jest prowadzone w sposób niezakłócający pracy innych użytkowników
    w szczególności bez użycia dodatkowego wyposażenia, np. statywów;
     nie może być przesłanką udostępnienia w celu samodzielnego kopiowania tych
    materiałów archiwalnych, które – jako posiadające kopie użytkowe albo ze
    względów konserwatorskich – podlegają wyłączeniu z udostępniania w postaci
    oryginałów,
     jest dokonywane w miejscu, w którym zwykle udostępnia się materiały
    archiwalne, bez tworzenia dodatkowych procedur ani stanowisk pracy
    użytkowników,
     nie powoduje, w stosunku do zwykłego korzystania z materiałów archiwalnych,
    dodatkowego ryzyka naruszenia prawnie chronionych interesów państwa i
    obywateli, których dane znajdują się w tych materiałach.
    § 6. Zwrot materiałów archiwalnych
39. Po każdorazowym zakończeniu pracy korzystający z materiałów archiwalnych albo ich
    kopii zwraca je obsłudze czytelni z dyspozycją ich zwrotu do magazynu lub zachowania
    w podręcznym depozycie.
40. Jeżeli przerwa w korzystaniu z materiałów archiwalnych lub kopii znajdujących się
    w podręcznym depozycie przekroczy 14 dni, są one zwracane do magazynu bez
    dyspozycji użytkownika. Podjęcie pracy nad nimi wymaga złożenia ponownego
    rewersu.
41. W przypadku materiałów archiwalnych zakwalifikowanych jako szczególnie cenne
    okres ich przechowywania w podręcznym depozycie ustala dyrektor Archiwum lub
    kierownik Oddziału III Udostępniania zasobu archiwalnego.
42. Materiały archiwalne należy zwracać pracownikowi czytelni najpóźniej na 15 minut
    przed zamknięciem czytelni.
43. Materiały zwracane przez korzystającego podlegają sprawdzeniu przez obsługę
    czytelni, w obecności korzystającego, pod względem kompletności i braku uszkodzeń.
    § 7. Postanowienia końcowe
44. Nieprzestrzeganie Regulaminu, szczególnie zasad dotyczących bezpieczeństwa lub
    integralności udostępnionych materiałów archiwalnych oraz pomocy ewidencyjnych,
    może spowodować zawieszenie udostępniania do chwili ustania zagrożenia,
    ograniczenie udostępniania w stopniu odpowiadającym zagrożeniu albo wydanie
    decyzji o odmowie bezpośredniego udostępniania materiałów archiwalnych,
    niezależnie od ewentualnych innych sankcji przewidzianych prawem.
45. Nieprzestrzeganie Regulaminu w zakresie ochrony danych osobowych może
    skutkować ograniczeniem udostępniania materiałów archiwalnych zawierających dane
    osobowe lub odmowie bezpośredniego ich udostępniania, niezależnie od innych
    sankcji prawnych.
46. Zasady udostępniania materiałów archiwalnych stosuje się odpowiednio również do
    przechowywanej w archiwach państwowych dokumentacji niearchiwalnej.
47. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie stosuje się przepisy
    zarządzenia nr 24 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 18 maja 2017
    r. w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach
    państwowych.
    Zamość, dnia 1 lipca 2025 roku
    Dyrektor
    Archiwum Państwowego w Zamościu
    dr Jakub Żygawski