KTO MOŻE KORZYSTAĆ Z MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH?
Materiały archiwalne udostępniane są każdemu, kto się o to zwróci, chyba że zachodzą określone w przepisach prawnych przesłanki do odmowy udostępnienia. Tylko w wyjątkowych przypadkach dyrektor archiwum może odmówić udostępnienia materiałów archiwalnych, jeżeli:
- ich udostępnienie mogłoby naruszyć prawnie chronione interesy państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli (np. zawierają chronione dane osobowe lub informacje naruszające dobra osobiste),
- ich udostępnienie mogłoby naruszyć tajemnice ustawowo chronione (państwową, służbową, zawodową),
- ich stan fizyczny nie pozwala na udostępnienie.
Materiały archiwalne udostępniane są po 30 latach od ich wytworzenia. Materiały, od których wytworzenia nie upłynęło 30 lat, mogą być udostępnione na potrzeby nauki i kultury na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 29 lipca 2008 r.
W JAKI SPOSÓB SĄ UDOSTĘPNIANE AKTA?
Materiały archiwalne udostępniane są bezpłatnie w Czytelni. Oryginalne akta udostępniane są tylko na miejscu, nie można ich wypożyczać ani wynosić poza teren Czytelni. W przypadku akt zmikrofilmowanych, mikrofilmy można wypożyczyć do innego archiwum państwowego.
Materiały, z których wykonano kopie użytkowe (mikrofilmy lub skany), są udostępnianie w postaci tych kopii, a nie oryginałów.
Z przeglądanych materiałów archiwalnych można sporządzać notatki przy pomocy ołówka lub laptopa (w Czytelni istnieje możliwość podłączenia ograniczonej liczby urządzeń do gniazda 230 V). Z akt można również zamówić skany lub fotografie cyfrowe, a także kserokopie o ile nie ma technicznych możliwości wykonania kopii cyfrowych. Ich wykonanie podlega opłatom na zasadach określonych w cenniku usług świadczonych przez Archiwum.
Użytkownicy korzystający z materiałów archiwalnych na własny, niekomercyjny użytek, zwłaszcza prowadzący prace badawcze, mogą je samodzielnie fotografować.
Samodzielne wykonywanie kopii materiałów archiwalnych dozwolone jest dla zarejestrowanych użytkowników zasobu archiwalnego prowadzących prace badawcze w Czytelni.
Samodzielne kopiowanie materiałów archiwalnych przez użytkowników stanowi pomoc w korzystaniu z zasobu.
Samodzielnie wykonane kopie mogą być wykorzystane wyłącznie na własny użytek badawczy. Nie można ich publikować ani w inny sposób rozpowszechniać.
Samodzielnie wykonane kopie mogą być używane wyłącznie w sposób niesprzeczny z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z zakresu ochrony danych osobowych, dóbr osobistych i praw autorskich. Niedopuszczalne jest kopiowanie materiałów archiwalnych, których charakter lub treść wskazuje na potrzebę wyszukiwania pojedynczych danych dotyczących osób fizycznych z większego ich usystematyzowanego wykazu lub zbioru, nawet jeśli użytkownikowi udostępniono tego rodzaju materiały.
Kopiowanie może być prowadzone wyłącznie przy użyciu analogowego lub cyfrowego aparatu fotograficznego. Wykorzystanie do kopiowania innych urządzeń, np. skanerów ręcznych, przenośnych skanerów płaskich czy kserokopiarek jest niedozwolone.
Fotografie mogą być wykonywane jedynie na wyznaczonych stanowiskach w Czytelni. Obiekty nie mogą być przenoszone przez użytkownika poza Czytelnię, jak również umieszczane w celu wykonania fotografii w lepiej oświetlonych miejscach, np. na parapecie okiennym itp.
Fotografowane obiekty muszą być ułożone tak, jak do bezpośredniej lektury, tzn. na podkładkach, pulpitach itp. Nie jest dopuszczalne dodatkowe dociskanie, rozprasowywanie, obciążanie pofalowanych lub trudno otwierających się obiektów w celu uzyskania lepszej reprodukcji.
Fotografowanie materiałów archiwalnych może zostać ograniczone ze względu na prawną ochronę zawartych w nich informacji.
Zarządzenie Nr 3 Dyrektora Archiwum Państwowego w Zamościu z dnia 21 maja 2018 r.
Regulamin udostępniania materiałów archiwalnych w Czytelni Archiwum Państwowego w Zamościu
Załączniki do Regulaminu:
Oświadczenie – Ochrona Dóbr Osobistych i Danych Osobowych
Oświadczenie o Poufności Użytkownika Czytelni Archiwum
W JAKI SPOSÓB UZYSKAĆ DOSTĘP DO AKT?
Zgłoszenie użytkownika
Osoba chcąca skorzystać z akt powinna złożyć zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego. Formularz można wypełnić na miejscu w Czytelni lub pobrać z niniejszej strony internetowej (link powyżej) i przesłać drogą mailową na adres kancelaria@zamosc.ap.gov.pl lub pracownia@zamosc.ap.gov.pl przed Państwa planowaną wizytą w Archiwum.
Zamówienia są zazwyczaj realizowane na bieżąco, w ciągu jednego dnia. W wyjątkowych przypadkach (np. duża liczba i wielkość zamówień) czas realizacji rewersu może ulec przesunięciu na późniejszą godzinę lub następny dzień. Materiały wymagające przygotowana do udostępnienia (spaginowania, zabiegów konserwatorskich itp.) udostępniane są w terminie umożliwiającym wykonanie tych prac, wyznaczonym przez obsługę Czytelni.
JAK WYSZUKAĆ INTERESUJĄCE DOKUMENTY?
W Czytelni swoje badanie prowadzą Państwo samodzielnie.
Obsługa Czytelni udzieli Państwu tylko ogólnych informacji o zasobie Archiwum i dostępnych pomocach ewidencyjnych, ale to samodzielnie należy odnaleźć interesujące dokumenty. W poszukiwaniach niezbędne będą pomoce ewidencyjne, dostępne w Internecie lub w Czytelni.
Internetowe bazy danych
Zanim nastąpi wizyta w Archiwum możecie Państwo skorzystać z baz danych dostępnych w Internecie. Znajdują się tam wyłącznie informacje o zasobie wprowadzone do systemu komputerowego. W przypadku opisu na poziomie zespołu archiwalnego będą to dane kompletne, ale już np. w przypadku inwentarzy tylko częściowe. W bazie danych opublikowanej na portalu http://szukajwarchiwach.pl – poza informacjami o zasobie – odnaleźć można również skany poddanych digitalizacji materiałów archiwalnych.
bazy w portalu archiwów państwowych
Pomoce ewidencyjne dostępne w Czytelni
Spis zespołów – zawiera ogólne informacje o poszczególnych zespołach (ich numer, nazwę, daty skrajne oraz wielkość w jednostkach inwentarzowych i metrach bieżących).
Przewodnik po zasobie archiwalnym – książka zawierająca opisy zespołów zasobu do 1944/1945 r.: ich numer, nazwę, daty skrajne, rozmiar w jednostkach inwentarzowych i metrach bieżących oraz informacje o organizacji i dziejach wytwórcy akt, ich zawartości i układzie w zespole. Przewodnik zawiera dane według stanu na 1994 rok, dlatego w części jest już nieaktualny.
Inwentarze zespołów i zbiorów akt – podstawowa pomoc ewidencyjna do zespołów opracowanych. Inwentarz zawiera informacje na poziomie poszczególnych jednostek inwentarzowych.
Spisy robocze – opracowane przez pracowników archiwum spisy akt zespołów, które nie zostały w sposób pełny opracowane, prezentujące podobnie jak inwentarz informacje na poziomie poszczególnych jednostek inwentarzowych.
Spisy zdawczo-odbiorcze – sprowadzane do czytelni na życzenie użytkownika w przypadku zespołów, które nie zostały opracowane lub zewidencjonowane w Archiwum. Spisy te, stanowiące podstawę przekazania akt do archiwum państwowego, zostały przygotowane przez instytucje przekazujące akta i zawierają podstawowe informacje o poszczególnych jednostkach aktowych.
Portal „Szukaj w archiwach” – http://szukajwarchiwach.pl – zawiera informacje o poszczególnych zespołach i jednostkach inwentarzowych w zakresie, w jakim posiadają one ewidencję komputerową.
Inne pomoce archiwalne do niektórych zespołów lub rodzajów materiałów archiwalnych, takie jak katalog czy inwentarz analityczny. O szczegóły proszę pytać obsługę Czytelni.