Zinstytucjonalizowane dzieje archiwalne Zamościa są stosunkowo krótkie, ich początki sięgają połowy zeszłego wieku, gdy odgórnymi decyzjami powstała w Polsce sieć kilkudziesięciu archiwów państwowych.
Placówka od początku borykała się z trudnościami lokalowymi. Początkowo przyznano jej pomieszczenia o powierzchni 25 m2 w domu prywatnym przy ul. Grodzkiej 11, dodając stopniowo pomieszczenia na magazyny. W 1967 r. w związku z pracami remontowymi budynku przy tej ulicy Archiwum przeniesiono do pomieszczeń o powierzchni 198 m2 w kamienicy przy ul. Moranda 4. Dotkliwy brak odpowiedniej powierzchni lokalowej stanowił poważną przeszkodę w gromadzeniu i udostępnianiu archiwaliów. Od chwili powstania troszczono się głównie o zabezpieczenie archiwaliów w terenie i ich gromadzenie. Prowadzono też prace związane z naukowym opracowaniem zasobu, udostępnianiem i popularyzacją zbiorów.
W wyniku reformy administracji państwowej Zamość podniesiony został do rangi miasta wojewódzkiego. Do nowego podziału dostosowano sieć archiwalną. Na podstawie zarządzenia nr 4 Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z 21 stycznia 1976 na bazie Archiwum Powiatowego powstało Wojewódzkie Archiwum Państwowe podległe Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Objęło ono działalnością teren województwa zamojskiego. Z chwilą utworzenia WAP zwiększyła się obsada personalna z trzech do ośmiu pracowników. W 1983 r. na mocy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach państwowych Wojewódzkie Archiwum Państwowe przekształcono w Archiwum Państwowe w Zamościu.
W związku z wprowadzeniem nowej struktury administracyjnej państwa zarządzeniem nr 14 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 7 lipca 1998 r. Archiwum Państwowe w Zamościu objęło zasięgiem dotychczasowy obszar działania obejmujący miasto Zamość, powiaty biłgorajski, hrubieszowski, tomaszowski i zamojski oraz gminy: Gorzków, Izbica, Rudnik i Żółkiewka z pow. krasnostawskiego i gminy: Wysokie i Zakrzew z pow. lubelskiego.
Z uwagi na brak miejsca i złe warunki przechowywania akt archiwum nie mogło w pełni realizować nałożonych ustawą zadań. W wyniku długoletnich starań decyzją Prezydenta Miasta Zamościa z 14 kwietnia 2000 r. Archiwum otrzymało w trwały zarząd część budynku biurowego przy ul. Hrubieszowskiej 69A. Po dokonaniu prac remontowych i modernizacyjnych od 12 lipca 2001 r., stał się on nową siedzibą Archiwum Państwowego w Zamościu. Archiwum posiada 595 m2 powierzchni magazynowej, z której większość wyposażona jest w nowoczesne regały kompaktowe mogące pomieścić ok. ponad 2,2 tys. mb. akt.
Na koniec lipca 2016 r. zasób Archiwum tworzyło 1319 zespołów archiwalnych, w których skład wchodziło 265 979 jednostek archiwalnych (2375,26 mb.). Najstarszy, pergaminowy dokument w zbiorach Archiwum pochodzi z roku 1457.
DZIAŁALNOŚĆ ARCHIWUM
Opieka i nadzór nad archiwami zakładowymi
Działalność zakresie nadzoru nad narastającym zasobem archiwalnym polega na prowadzeniu pracy na tzw. „przedpolu archiwalnym”. Archiwum zabezpiecza i nadzoruje dokumentacje już u jej wytwórcy. Celem tych działań jest pozyskanie nowej historycznej dokumentacji do zasobu archiwum państwowego.
Polegają one na:
- ustalaniu jednostek organizacyjnych zobowiązanych do prowadzenia archiwów zakładowych;
- opiniowaniu obowiązujących w tych jednostkach przepisów kancelaryjnych, tj. instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt;
- przeprowadzaniu kontroli archiwów zakładowych i wydawaniu zaleceń pokontrolnych;
- prowadzeniu ekspertyz dokumentacji, której dotychczasowa kwalifikacja budzi wątpliwości;
- wydawaniu zezwoleń na brakowanie, czyli przeznaczenie na makulaturę dokumentacji niearchiwalnej;
- przejmowaniu z jednostek materiałów archiwalnych;
- instruktażu pracowników archiwów zakładowych.
Pod nadzorem Archiwum Państwowego w Zamościu znajduje się 187 jednostek organizacyjnych państwowych i samorządowych.
Opracowanie i zabezpieczanie zasobu
Opracowywanie zgromadzonego zasobu archiwalnego to głównie:
- sporządzanie inwentarzy archiwalnych i przygotowywanie wstępów do zespołów. Archiwum posiada inwentarze książkowe dla 502 zespołów, dla 738 inwentarze kartkowe, ponadto dla 418 zespołów są spisy zdawczo-odbiorcze. Cały zasób jest zewidencjonowany, natomiast stan opracowania zespołów wynosi ok. 70% (przed przejęciem w 2002 r. roku prawie 350 mb nowych akt wskaźnik ten wynosił 83%).
- wprowadzanie danych do archiwalnych baz komputerowych: SEZAM – baza ewidencyjna; IZA – baza do inwentaryzacji zasobu; ELA, PRADZIAD, AFISZ – bazy tematyczne; SUMA, NADZÓR, RAP – bazy użytkowe.
Zabezpieczenie zasobu:
- w związku przeprowadzką prowadzona była w latach 2001-2002 dezynfekcja zasobu archiwalnego w komorze fumigacyjnej, ponadto prowadzone są systematyczne prace introligatorskie, polegające na klejeniu, zszywaniu i oprawie akt oraz bieżące odkurzanie akt. Od 2011 Archiwum posiada serwer umożliwiający bezpieczne przechowywanie zdigitalizowanych zasobów.
Udostępnianie i informacja archiwalna
- wykonywanie kwerend krajowych i zagranicznych (w 2010 r. 673 kwerend), przede wszystkim o charakterze socjalnym, ponadto własnościowych, genealogicznych, na potrzeby urzędów i naukowych.
- wydawanie zaświadczeń na podstawie materiałów archiwalnych.
- udostępnienie akt bezpośrednio użytkownikom w pracowni naukowej, głównie do badań naukowych i genealogicznych (w 2010 r. w trakcie 606 odwiedzin udostępniono 3930 jednostek inwentarzowych).
