Standardy Ochrony Małoletnich w Archiwum Państwowym w Zamościu

§ 1

Postanowienia ogólne

1. Zasadą wszystkich przedsięwzięć podejmowanych w Archiwum Państwowym w Zamościu na rzecz dzieci jest działanie dla ich dobra i w ich najlepszym interesie.
2. Osoby biorące udział w prowadzeniu zajęć dla dzieci w Archiwum Państwowym w Zamościu działają zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi, w tym niniejszymi Standardami, oraz w ramach swoich kompetencji, traktując dzieci z szacunkiem i uwzględniając ich potrzeby.
3. Użyte w treści Standardów słowa: pracownik oraz personel oznaczają osobę, która w imieniu Archiwum Państwowego w Zamościu bierze udział w działaniach z udziałem dzieci, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
4. Słowniczek pojęć:
   • Dane osobowe dziecka – wszelkie informacje umożliwiające identyfikację dziecka. Dane szczególnej kategorii – m. in. dane dotyczące zdrowia, pochodzenia rasowego lub etnicznego, dane dotyczące wyznania, dane genetyczne, biometryczne, ujawniające poglądy polityczne, światopoglądowe, dane dotyczące seksualności lub orientacji seksualnej.
   • Dziecko – każda osoba do ukończenia 18. roku życia.
   • Krzywdzenie dziecka – każde zamierzone lub niezamierzone działanie osoby dorosłej bądź społeczności, które ma szkodliwy wpływ na zdrowie, rozwój fizyczny lub psychospołeczny dziecka.
   • Ochrona dzieci – działania podjęte w odpowiedzi na konkretne sygnały dotyczące dziecka lub dzieci, które mogą doznawać krzywdy lub są wykorzystywane.
   • Opiekun dziecka – osoba uprawniona do reprezentacji dziecka, w szczególności jego rodzic lub opiekun prawny.
   • Personel lub członek personelu – osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej, wolontariusz, praktykant, stażysta, która w imieniu Archiwum Państwowego w Zamościu bierze udział w działaniach z udziałem dzieci, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
   • Przemoc emocjonalna – każdy akt powodujący naruszenie godności osobistej dziecka, ukierunkowany na wyrządzenie krzywdy, tj. poniżanie, krytykowanie, upokarzanie lub ośmieszanie dziecka, brak odpowiedniego wsparcia i uwagi, powodujące obniżenie jego poczucia wartości. Przemoc emocjonalna to uporczywe emocjonalne maltretowanie dziecka. Przemoc emocjonalna może polegać na celowym mówieniu dziecku, że jest bezwartościowe, niekochane i nieodpowiednie. Może obejmować nie dawanie dziecku możliwości wyrażania swoich poglądów, celowe uciszanie go lub „wyśmiewanie” tego, co mówi lub jak się komunikuje. Przemoc emocjonalna często występuje jako wzorzec celowego, długotrwałego, powtarzającego się nie fizycznego zachowania w ramach relacji zróżnicowanych pod względem władzy. Przemoc emocjonalna może obejmować zastraszanie – w tym zastraszanie w Internecie poprzez sieci społecznościowe, gry online lub telefony komórkowe – również przez rówieśników dziecka.
   • Przemoc fizyczna – celowe fizyczne krzywdzenie dziecka; obejmuje wszelkie zachowania, w których użyta jest siła fizyczna i które mają na celu spowodowanie pewnego stopnia bólu lub dyskomfortu, nawet niewielkiego. Obejmuje bicie ręką lub narzędziem, może też polegać na przykład na uderzaniu, kopaniu, potrząsaniu, rzucaniu, drapaniu, szczypaniu, gryzieniu, przypaleniu lub łamaniu kości. Skutkiem przemocy fizycznej mogą być złamania, siniaki, rany cięte, poparzenia, obrażenia wewnętrzne.
   • Przemoc seksualna lub wykorzystywanie seksualne – angażowanie dziecka w aktywność seksualną przez osobę dorosłą, np. trenera, opiekuna lub rodzica. Obejmuje zachowania fizyczne, np. dotykanie dziecka, jak i bez kontaktu fizycznego, np. podglądanie lub słowna agresja. Obejmuje także kontakty seksualne między znacznie starszym dzieckiem a młodszym dzieckiem lub jeśli jedna osoba obezwładnia inną niezależnie od wieku. Wykorzystywanie seksualne nie musi wiązać się z kontaktem; jest nim również np. angażowanie dzieci w tworzenie obrazów seksualnych, zmuszanie dzieci do oglądania obrazów o charakterze seksualnym lub oglądanie czynności seksualnych, zachęcanie dzieci do zachowania w sposób nieodpowiedni pod względem seksualnym lub uwodzenie dziecka w celu przygotowania go do wykorzystania poprzez zdobycie jego zaufania (w tym za pośrednictwem mediów społecznościowych). W większości przypadków sprawcą jest osoba, którą dziecko zna i której ufa, a do wykorzystania seksualnego dochodzi często w odosobnionych, indywidualnych sytuacjach. Molestowanie seksualne obejmuje nieakceptowalne i niepożądane zachowania i praktyki o charakterze seksualnym, które mogą obejmować, ale nie stanowią katalogu zamkniętego, sugestie lub żądania o charakterze seksualnym, prośby o przysługi seksualne i seksualne, werbalne lub fizyczne zachowania lub gesty, które są lub mogą być racjonalnie postrzegane jako obraźliwe lub upokarzające.
   • Zgoda rodzica dziecka – zgoda co najmniej jednego z rodziców dziecka/opiekunów prawnych (w przypadku spraw istotnych dla dziecka oraz przy braku porozumienia między rodzicami dziecka należy poinformować rodziców o konieczności rozstrzygnięcia sprawy przez sąd rodzinny).

§ 2

Zasady zapewniające bezpieczne relacje między małoletnim a personelem Archiwum Państwowego

w Zamościu

1. Pracownicy w relacjach z dziećmi kierują się ich dobrem i działają w ich najlepszym interesie, z poszanowaniem godności i potrzeb dzieci.
2. Pracownicy traktują dzieci z szacunkiem.
3. Niedopuszczalne jest stosowanie wobec małoletnich jakichkolwiek form przemocy (fizycznej, seksualnej, emocjonalnej).
4. Pracownicy zobowiązani są do utrzymywania profesjonalnych relacji z dziećmi, przy zastosowaniu działań i komunikatów adekwatnych do sytuacji, wieku dziecka i jego stopnia rozwoju.
5. Pracownik uważnie wysłuchuje dziecka i udziela mu odpowiedzi dostosowanej okoliczności i wieku dziecka.
6. Pracownik zobowiązany jest do równego traktowania dzieci.
7. Pracownik jest zobowiązany do przebywania z dzieckiem w zasięgu wzroku i słuchu innych osób.
8. Wszelkie zajęcia z udziałem dzieci, które są prowadzone lub moderowane przez osoby trzecie, odbywają się z udziałem pracowników Archiwum Państwowego w Zamościu.
9. Dziecko ma prawo do prywatności, a pracownik zobowiązany jest do zachowania w poufności informacji uzyskanych w związku z pełnioną funkcją lub wykonywaną pracą.
10. Dziecko ma prawo do uzyskania informacji o osobie, której może zgłosić niewłaściwe zachowanie oraz ma prawo oczekiwać odpowiedniej reakcji na zgłoszenie. Pracownicy informują dzieci o formach zgłaszania sytuacji, zachowań lub słów powodujących u dziecka dyskomfort. Pracownicy są zobowiązani do wysłuchania dziecka lub wskazania osoby, z którą dziecko może porozmawiać, do udzielenia pomocy dziecku lub innej odpowiedniej do sytuacji reakcji na niewłaściwe zachowanie.
11. Pracownicy Archiwum Państwowego w Zamościu zwracają uwagę na symptomy krzywdzenia dzieci oraz niepokojące zachowania ich opiekunów.
12. Symptomy krzywdzenia dzieci mogą być w szczególności następujące:
    • dziecko jest często głodne, brudne lub nieprzyjemnie pachnie,
    • dziecko zabiera cudze jedzenie, pieniądze lub inne przedmioty,
    • dziecko żebrze,
    • dziecko jest ubrane nieadekwatnie do pogody,
    • dziecko ma widoczne obrażenia ciała (siniaki, ugryzienia, rany), których pochodzenie trudno jest wyjaśnić i/lub obrażenia są w różnej fazie gojenia,
    • podawane przez dziecko wyjaśnienia dotyczące obrażeń wydają się niewiarygodne,
    • dziecko zakrywa ciało, niestosownie do sytuacji i pogody,
    • dziecko wzdryga się, kiedy podchodzi do niego osoba dorosła,
    • dziecko jest bierne, wycofane, uległe, przestraszone, smutne, zachowuje się agresywnie, buntuje się, samo okalecza się itp.,
    • w pracach plastycznych, artystycznych, rozmowach, zachowaniu dziecka dominują elementy lub motywy seksualne,
    • dziecko jest rozbudzone seksualnie niestosownie do sytuacji lub wieku,
    • dziecko mówi o przemocy.
13. Niepokojącymi zachowaniami opiekuna dziecka mogą być w szczególności:
    • nieprzekonujące lub sprzeczne informacje lub odmowa wyjaśnienia przyczyn obrażeń ciała u dziecka,
    • odmowa, brak kontaktów z osobami zainteresowanymi losem dziecka,
    • negatywne wypowiedzi o dziecku, ciągle obwinianie, poniżanie, strofowanie,
    • poddawanie dziecka surowej dyscyplinie, nadopiekuńczość, zbytnia pobłażliwość lub odrzucanie dziecka,
    • brak zainteresowania losem i problemami dziecka,
    • apatia, objawy depresji,
    • agresja w każdej formie,
    • zaburzony kontakt z rzeczywistością np. nieadekwatnie do sytuacji reakcje opiekuna,
    • przekraczanie granic w kontakcie fizycznym lub werbalnym,
    • nadużywanie alkoholu, narkotyków lub innych środków odurzających.

§ 3

Zasady i procedury podejmowania interwencji w sytuacji podejrzenia krzywdzenia lub posiadania informacji o krzywdzeniu małoletniego, sposób dokumentowania i zasady przechowywania ujawnionych lub zgłoszonych zdarzeń zagrażających dobru dziecka

1. Podejrzenie krzywdzenia dziecka można zgłosić osobiście każdemu pracownikowi, a w szczególności pracownikowi biorącemu udział w prowadzeniu zajęć z dziećmi, wysyłając maila na adres kancelaria@zamosc.ap.gov.pl, dzwoniąc pod numer telefonu 84 639 23 35 lub pisemnie na adres: Archiwum Państwowe w Zamościu, ul. Hrubieszowska 69A, 22-400 Zamość.
2. Jeżeli pracownik Archiwum Państwowego w Zamościu podejrzewa, że dziecko jest krzywdzone lub otrzymał zgłoszenie od innej osoby, w tym od dziecka, w pierwszej kolejności odseparowuje dziecko od podejrzanego o krzywdzenie lub w inny sposób zapewnia dziecku bezpieczeństwo, a następnie sporządza niezwłocznie notatkę służbową i przekazuje ją dyrektorowi.
3. Interwencję podejmuje koordynator lub pracownik wskazany przez dyrektora. Interwencja polega na ustaleniu przebiegu zdarzenia oraz podjęciu innych działań w związku ze zdarzeniem, stosownie do okoliczności. Przebieg interwencji pracownik dokumentuje w karcie interwencji, której wzór stanowi załącznik numer 1 do Standardów.
4. Koordynator informuje osobę, pod opieką której dziecko pozostaje, a jeśli to możliwe rodziców dziecka, o zdarzeniu i podjęciu interwencji, chyba że sprzeciwia się temu dobro dziecka. Pracownik przekazuje informacje na temat dostępnej oferty wsparcia i pomocy oraz o obowiązku zawiadomienia właściwych organów o zdarzeniu, jeżeli wymagają tego okoliczności.
5. Jeżeli w wyniku przeprowadzonej interwencji okaże się, że uzasadnione jest zawiadomienie właściwych organów o podejrzeniu krzywdzenia dziecka, koordynator zwraca się do dyrektora w tym zakresie, przekazując kartę interwencji oraz inne dane wymagane do złożenia zawiadomienia.
6. W sprawach nie cierpiących zwłoki czynności dla zapewnienia bezpieczeństwa dziecka mogą podejmować inni pracownicy Archiwum Państwowego w Zamościu. W przypadku podejrzenia, że życie lub zdrowie dziecka jest zagrożone należy niezwłocznie poinformować odpowiednie służby: policja, tel. 112, 997 i/lub pogotowie ratunkowe, tel. 999.
7. Pracownik wskazany w ust. 4 prowadzi rejestr interwencji oraz gromadzi dokumentację dotyczącą interwencji. Wzór rejestru określa załącznik numer 2 do Standardów.

§ 4

Zasady zapewniając bezpieczne relacje między małoletnimi oraz reagowanie na krzywdzenie rówieśnicze

1. W relacjach między małoletnimi obowiązują odpowiednio zasady określające prawidłowe relacje pracowników z małoletnimi zawarte w § 2 Standardów.
2. W przypadku podejrzenia krzywdzenia dziecka przez inne dziecko przebywające w Archiwum Państwowym w Zamościu (np. na zajęciach grupowych) należy odseparować dzieci, a następnie przeprowadzić rozmowę z małoletnim podejrzewanym o krzywdzenie oraz z osobą, pod opieką której dziecko przebywa, a także, oddzielnie, z małoletnim poddawanym krzywdzeniu i osobą pod opieka której przebywa. Ponadto należy porozmawiać z innymi osobami mającymi wiedzę o zdarzeniu.
3. W trakcie rozmów należy dążyć do ustalenia przebiegu zdarzenia, a także wpływu zdarzenia na zdrowie psychiczne i fizyczne dziecka krzywdzonego. Ustalenia są spisywane na karcie interwencji. Dla małoletniego krzywdzącego oraz krzywdzonego sporządza się oddzielne karty interwencji.
4. Wspólnie z opiekunami małoletniego krzywdzącego omawia się działania mające na celu zmiany niepożądanych zachowań. Z opiekunem małoletniego poddawanego krzywdzeniu należy omówić działania służące zapewnieniu bezpieczeństwa, w tym odizolowania dziecka od zagrożenia.
5. W trakcie rozmów należy upewnić się, czy dziecko podejrzewane o krzywdzenie innego dziecka samo nie jest ofiarą krzywdzenia. W przypadku potwierdzenia takiej okoliczności należy podjąć interwencję.
6. Koordynator informuje dzieci oraz osoby, pod opieką których dzieci pozostają o potrzebie i możliwościach w zakresie skorzystania ze wsparcia.
7. Jeżeli osobą podejrzewaną o krzywdzenie jest małoletni w wieku od 13 do 17 lat, a jego zachowanie może stanowić czyn karalny, należy ponadto poinformować właściwy miejscowo sąd rodzinny lub policję składając pisemne zawiadomienie.
8. Jeżeli osobą podejrzewaną o krzywdzenie jest małoletni powyżej 17 lat, a jego zachowanie może stanowić przestępstwo, wówczas należy poinformować właściwą miejscowo jednostkę policji lub prokuratury składając pisemne zawiadomienie.

§ 5

Zakres kompetencji osoby odpowiedzialnej za przygotowanie personelu do stosowania Standardów, zasady przygotowania tego personelu do ich stosowania oraz sposób dokumentowania tej czynności, zasady przeglądu i aktualizacji standardów oraz weryfikacji personelu

1. Dyrektor Archiwum Państwowego w Zamościu wskazuje pracownika do spraw popularyzacji jako koordynatora odpowiedzialnego za monitorowanie realizacji Standardów Ochrony Małoletnich, reagowanie na sygnały ich naruszania, ewaluowanie i proponowanie wprowadzenia zmian w Standardach, prowadzenie rejestru interwencji i przygotowanie personelu do stosowania Standardów oraz informatyka jako osobę odpowiedzialną za prawidłowe zasady korzystania z urządzeń z dostępem do Internetu oraz za procedury ochrony dzieci przed treściami szkodliwymi i zagrożeniami w Internecie oraz utrwalonymi w innej formie.
2. Przeglądu Standardów oraz monitoringu poziomu ich realizacji dokonuje się co najmniej raz na 24 miesiące. Przegląd może mieć formę ankiety pracowniczej, której treść określa i wyniki opracowuje koordynator. Jeżeli w wyniku przeglądu lub monitoringu dostrzeżono potrzebę aktualizacji Standardów, koordynator przedstawi Dyrektorowi proponowane zmiany.
3. Każdy pracownik ma obowiązek zapoznać się ze Standardami po zawarciu umowy o pracę, a fakt zapoznania się wraz ze zobowiązaniem do przestrzegania ich postanowień poświadcza poprzez złożenie do akt osobowych oświadczenia, którego wzór stanowi załącznik numer 3 do Standardów.
4. Weryfikacja osób zatrudnianych w Archiwum Państwowym w Zamościu na jakiejkolwiek podstawie przy aktywnościach z dziećmi następuje zgodnie z zasadami określonymi w załączniku numer 4 do Standardów, po uzyskaniu zgody osoby, której dane mają zostać zweryfikowane w formie oświadczenia, którego wzór stanowi załącznik numer 5 do Standardów.

§ 6

Ochrona danych osobowych dzieci

1. Dane osobowe dziecka to wszelkie informacje umożliwiające jego identyfikację, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość.
2. Szczególnej ochrony danych osobowych wymagają dzieci, gdyż mogą być one mniej świadome ryzyka, konsekwencji, zabezpieczeń i praw przysługujących im w związku z przetwarzaniem danych osobowych (por. motyw 38 rozporządzenia RODO).
3. Pracownik lub inna osoba, której udostępniono dane osobowe ma obowiązek:
4. zachować w tajemnicy dane osobowe, do których ma dostęp,
5. wykorzystywać dane wyłącznie w celach służbowych,
6. zachować w tajemnicy sposoby ich zabezpieczania,
7. chronić dane przed przetwarzaniem z naruszeniem przepisów o ochronie danych, w tym udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
8. Osoba, który przetwarza dane osobowe w imieniu Archiwum Państwowego w Zamościu przetwarza je na podstawie pisemnego upoważnienia do przetwarzania danych (zgodnie z art. 29 rozporządzenia RODO). We wniosku na podstawie którego Dyrektor Archiwum Państwowego w Zamościu nadaje upoważnienie określa się zakres przetwarzanych danych i czas jego obowiązywania.
9. W zakresie podstawowej działalności Archiwum Państwowego w Zamościu, jaką są: gromadzenie, zabezpieczanie, ewidencjonowanie, udostępnianie oraz popularyzacja dane są przetwarzane wyłącznie na potrzeby działalności statutowej i nie będą udostępniane innym podmiotom.
10. Przetwarzając dane osobowe dziecka Archiwum Państwowe w Zamościu realizuje obowiązki wynikające z obowiązujących przepisów, w tym rozporządzenia RODO (m. in. obowiązek informacyjny zgodny z art. 13 rozporządzenia RODO).
11. Klauzule informacyjne (obowiązek informacyjny), informacje dotyczące upubliczniania wizerunku uczestników wydarzeń odbywających się w Archiwum Państwowym w Zamościu (w tym także uczestników poniżej 18 roku życia) oraz inne dokumenty dotyczące ochrony danych osobowych zamieszcza się na stronie internetowej Archiwum Państwowego w Zamościu, http://zamosc.ap.gov.pl

§7

Ochrona wizerunku dziecka

1. Respektując prawo do prywatności i ochrony dóbr osobistych, Archiwum Państwowe w Zamościu chroni wizerunek dziecka.
2. Dokumentowanie wydarzeń odbywających się w Archiwum Państwowym w Zamościu wykonywane jest w celu realizacji ustawowych zadań Administratora polegających na zaspokajaniu potrzeb oświatowych, kulturalnych i informacyjnych społeczeństwa, upowszechnianiu wiedzy i kultury poprzez podejmowanie działań informacyjnych i popularyzatorskich oraz archiwizacyjnych. Dzielenie się zdjęciami i filmami odbywa się z poszanowaniem bezpieczeństwa dzieci.
3. Pracownik Archiwum Państwowego w Zamościu nie umożliwia osobom trzecim, w tym przedstawicielom mediów, utrwalania wizerunku dziecka na terenie Archiwum Państwowego w Zamościu, bez pisemnej zgody rodzica lub opiekuna prawnego dziecka.
4. Pracownikowi Archiwum Państwowego w Zamościu nie wolno utrwalać wizerunku dziecka dla potrzeb prywatnych.
5. Rozpowszechnianie wizerunku dziecka wymaga uprzedniej zgody rodzica lub opiekuna prawnego.
6. Wzór zgody, wraz ze spełnieniem obowiązku informacyjnego (pn. Zgoda na rozpowszechnianie wizerunku uczestnika wydarzeń odbywających się w Archiwum Państwowego w Zamościu poniżej 18 roku życia) znajdować się będzie w dostępnym miejscu (kancelaria, strona internetowa) podczas organizacji działalności popularyzatorskiej.
7. Pracownik wyjaśnia dziecku, w jakim celu wykorzystane zostaną zdjęcia lub nagrania i w jakim kontekście i jakie potencjalne ryzyko wiąże się z publikacją zdjęć lub nagrań oraz respektuje jego rozsądne życzenia, wskazówki oraz odmowę utrwalenia wizerunku.
8. Należy unikać opatrywania zdjęć lub nagrań informacjami identyfikującymi dziecko, chyba że chodzi o publikację wizerunku laureatów (np. konkursów). Nie ujawnia się jakichkolwiek informacji wrażliwych o dziecku (np. dotyczących stanu zdrowia, sytuacji materialnej).
9. Ryzyko kopiowania i niestosownego wykorzystania zdjęć lub nagrań dzieci należy ograniczać poprzez stosowanie następujących zasad:
10. wszystkie dzieci znajdujące się na zdjęciu lub nagraniu muszą być ubrane, a sytuacja zdjęcie lub nagranie nie jest dla dziecka poniżające, ani nie przedstawia dziecka w negatywnym kontekście,
11. zdjęcia lub nagrania dzieci powinny się koncentrować na czynnościach wykonywanych przez dzieci i w miarę możliwości przedstawiać dzieci w grupie, a nie pojedyncze osoby,
12. należy uwzględniać uzasadnione życzenia dziecka,
13. wizerunek rejestrowany jest przy użyciu sprzętu Archiwum Państwowego w Zamościu.

§ 8

Zasady i sposób udostępniania Standardów rodzicom albo opiekunom prawnym lub faktycznym oraz małoletnim

Standardy, w tym ich wersję przyjazną dla dzieci stanowiącą załącznik numer 6 do Standardów, wykłada się w miejscu widocznym i łatwo dzieciom dostępnym w budynku Archiwum Państwowego w Zamościu.