KTO MOŻE KORZYSTAĆ Z MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH?

Materiały archiwalne udostępniane są każdemu, kto się o to zwróci, chyba że zachodzą określone w przepisach prawnych przesłanki do odmowy udostępnienia. Tylko w wyjątkowych przypadkach dyrektor archiwum może odmówić udostępnienia materiałów archiwalnych, jeżeli:

  • ich udostępnienie mogłoby naruszyć prawnie chronione interesy państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli (np. zawierają chronione dane osobowe lub informacje naruszające dobra osobiste),
  • ich udostępnienie mogłoby naruszyć tajemnice ustawowo chronione (państwową, służbową, zawodową),
  • ich stan fizyczny nie pozwala na udostępnienie.

Materiały archiwalne udostępniane są po 30 latach od ich wytworzenia. Materiały, od których wytworzenia nie upłynęło 30 lat, mogą być udostępnione na potrzeby nauki i kultury na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 29 lipca 2008 r.

W JAKI SPOSÓB SĄ UDOSTĘPNIANE AKTA?

Materiały archiwalne udostępniane są bezpłatnie w czytelni. Oryginalne akta udostępniane są tylko na miejscu, nie można ich wypożyczać ani wynosić poza teren czytelni. W przypadku akt zmikrofilmowanych, mikrofilmy można wypożyczyć do innego archiwum państwowego.

Materiały, z których wykonano kopie użytkowe (mikrofilmy lub skany), są udostępnianie w postaci tych kopii, a nie oryginałów.

Z przeglądanych materiałów archiwalnych można sporządzać notatki przy pomocy ołówka lub laptopa (każde miejsce dla użytkownika jest wyposażone w gniazdko 230V). Z akt można również zamówić skany lub fotografie cyfrowe, , a także kserokopie o ile nie ma technicznych możliwości wykonania kopii cyfrowych. Ich wykonanie podlega opłatom na zasadach określonych w cenniku usług świadczonych przez Archiwum.

Użytkownicy korzystający z materiałów archiwalnych na własny, niekomercyjny użytek, zwłaszcza prowadzący prace badawcze, mogą je samodzielnie fotografować.

Samodzielne wykonywanie kopii materiałów archiwalnych dozwolone jest dla zarejestrowanych użytkowników zasobu archiwalnego prowadzących prace badawcze w pracowni naukowej.

Samodzielne kopiowanie materiałów archiwalnych przez użytkowników stanowi pomoc w korzystaniu z zasobu.

Samodzielnie wykonane kopie mogą być wykorzystane wyłącznie na własny użytek badawczy. Nie można ich publikować ani w inny sposób rozpowszechniać.

Samodzielnie wykonane kopie mogą być używane wyłącznie w sposób niesprzeczny z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z zakresu ochrony danych osobowych, dóbr osobistych i praw autorskich. Niedopuszczalne jest kopiowanie materiałów archiwalnych, których charakter lub treść wskazuje na potrzebę wyszukiwania pojedynczych danych dotyczących osób fizycznych z większego ich usystematyzowanego wykazu lub zbioru, nawet jeśli użytkownikowi udostępniono tego rodzaju materiały.

Kopiowanie może być prowadzone wyłącznie przy użyciu analogowego lub cyfrowego aparatu fotograficznego, w świetle zastanym bez użycia lamp błyskowych, „z ręki” (bez użycia statywu), z wyłączonym dźwiękiem migawki. Wykorzystanie do kopiowania innych urządzeń, np. skanerów ręcznych, przenośnych skanerów płaskich czy kserokopiarek jest niedozwolone.

Fotografie mogą być wykonywane jedynie na wyznaczonych stanowiskach w pracowni naukowej. Obiekty nie mogą być przenoszone przez użytkownika poza pracownię, jak również umieszczane w celu wykonania fotografii w lepiej oświetlonych miejscach, np. na parapecie okiennym itp.

Fotografowane obiekty muszą być ułożone tak jak do bezpośredniej lektury, tzn. na podkładkach, pulpitach itp. Nie jest dopuszczalne dodatkowe dociskanie, rozprasowywanie, obciążanie pofalowanych lub trudno otwierających się obiektów w celu uzyskania lepszej reprodukcji.

Fotografowanie materiałów archiwalnych może zostać ograniczone ze względu na prawną ochronę zawartych w nich informacji.

 W JAKI SPOSÓB UZYSKAĆ DOSTĘP DO AKT?

Zgłoszenie użytkownika

Osoba chcąca skorzystać z akt powinna złożyć zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego. Formularz można wypełnić w czytelni.

W wyjątkowych przypadkach (np. duża liczba i wielkość zamówień) czas realizacji rewersu może ulec przesunięciu na późniejszą godzinę lub następny dzień. Materiały wymagające przygotowana do udostępnienia (spaginowania, zabiegów konserwatorskich itp.) udostępniane są w terminie umożliwiającym wykonanie tych prac, wyznaczonym przez obsługę czytelni.

JAK WYSZUKAĆ INTERESUJĄCE MNIE DOKUMENTY?

W czytelni swoje badanie prowadzisz samodzielnie

Obsługa czytelni udzieli Ci ogólnych informacji o zasobie Archiwum i dostępnych pomocach ewidencyjnych, ale to Ty musisz odnaleźć interesujące Cię dokumenty. W poszukiwaniach niezbędne będą pomoce ewidencyjne, dostępne w internecie lub w czytelni.

Internetowe bazy danych

Zanim przyjdziesz do archiwum, możesz skorzystać z baz danych dostępnych w internecie. Pamiętaj, że w internecie znajdziesz tylko informacje o zasobie wprowadzone do systemu komputerowego. W przypadku opisu na poziomie zespołu archiwalnego będą to dane kompletne, ale już np. w przypadku inwentarzy tylko częściowe. W bazie danych opublikowanej na portalu www.szukajwarchiwach.pl poza informacjami o zasobie odnaleźć można również skany wybranych materiałów archiwalnych, które zostały zdigitalizowane.

Szukaj w archiwach
bazy w portalu archiwów państwowych

Pomoce ewidencyjne dostępne w czytelni

Spis zespołów – zawiera ogólne informacje o poszczególnych zespołach (ich numer, nazwę, daty skrajne oraz wielkość w jednostkach inwentarzowych i metrach bieżących)

Przewodnik po zasobie archiwalnym – książka zawierająca opisy zespołów zasobu do 1944/1945 r.: ich numer, nazwę, daty skrajne, rozmiar w jednostkach inwentarzowych i metrach bieżących oraz informacje o organizacji i dziejach wytwórcy akt, ich zawartości i układzie w zespole. Przewodnik zawiera dane według stanu na 1994 rok, dlatego w części jest już nieaktualny.

Inwentarze zespołów i zbiorów akt – podstawowa pomoc ewidencyjna do zespołów opracowanych. Inwentarz zawiera informacje na poziomie poszczególnych jednostek inwentarzowych.

Spisy robocze – opracowane przez pracowników archiwum spisy akt zespołów, które nie zostały w sposób pełny opracowane, prezentujące podobnie jak inwentarz informacje na poziomie poszczególnych jednostek inwentarzowych.

Spisy zdawczo-odbiorcze – sprowadzane do czytelni na życzenie użytkownika w przypadku zespołów, które nie zostały opracowane lub zewidencjonowane w Archiwum. Spisy te, stanowiące podstawę przekazania akt do archiwum państwowego, zostały przygotowane przez instytucje przekazujące akta i zawierają podstawowe informacje o poszczególnych jednostkach aktowych.

Szukaj w archiwach – dostępny na stanowiskach komputerowych,  zawiera informacje o poszczególnych zespołach i jednostkach inwentarzowych w zakresie, w jakim posiadają one ewidencję komputerową.

Inne drukowane pomoce archiwalne do niektórych zespołów lub rodzajów materiałów archiwalnych, takie jak katalog czy inwentarz analityczny. Znajdują się one na półce przy stanowisku obsługi.